Automatización de rutinas: escribimos un bot en Python para respuestas automáticas a correos electrónicos

¿Por qué es necesario en 2025? 🕒

El correo sigue siendo el principal canal de comunicación con clientes y socios. De hecho, el 60-80% de los correos entrantes son rutinarios: confirmaciones, preguntas repetidas, «buenos días, dígame...». El bot libera horas a la semana, acelera la respuesta al usuario y reduce la probabilidad de que los correos electrónicos se «atasquen».

Qué vamos a construir ⚙️

• Mini-bot en IMAP + SMTP para la respuesta automática básica.

• Enrutamiento por palabras clave (por ejemplo, «pago», «colaboración»).

• Resumen de «cómo cambiar» a Gmail API (OAuth 2.0) para mayor fiabilidad.

• Plan de despliegue: cron / APScheduler, registro, Docker.

• Seguridad mínima: .env, contraseña de la aplicación, limitación de frecuencia.

A continuación se muestra la versión de trabajo mínima.

# pip install python-dotenv
import os, imaplib, smtplib, email
from email.mime.text import MIMEText
from dotenv import load_dotenv

load_dotenv()
IMAP = os.getenv("IMAP_SERVER", "imap.gmail.com")
SMTP = os.getenv("SMTP_SERVER", "smtp.gmail.com")
EMAIL = os.getenv("EMAIL_ADDRESS")
PASS  = os.getenv("EMAIL_PASSWORD")  # Contraseña de la aplicación para Gmail

def send_reply(to_addr:str, subject:str):
    msg = MIMEText("Thank you! We have received your letter and will reply as soon as possible.")
    msg["Subject"] = f"Re: {subject or ''}".strip()
    msg["From"] = EMAIL
    msg["To"] = to_addr
    with smtplib.SMTP_SSL(SMTP, 465) as smtp:
        smtp.login(EMAIL, PASS)
        smtp.sendmail(EMAIL, [to_addr], msg.as_string())

with imaplib.IMAP4_SSL(IMAP) as imap:
    imap.login(EMAIL, PASS)
    imap.select("INBOX")
    status, data = imap.search(None, '(UNSEEN)')
    ids = data[0].split()
    for msg_id in ids:
        _, raw = imap.fetch(msg_id, "(RFC822)")
        msg = email.message_from_bytes(raw[0][1])
        sender = email.utils.parseaddr(msg.get("From",""))[1]
        subj   = msg.get("Subject","")
        if sender:
            send_reply(sender, subj)
        # marcar como leído
        imap.store(msg_id, '+FLAGS', '\\Seen')

💡 Consejo: durante las pruebas, añade el «modo seco» (dry-run) para registrar las acciones en lugar de enviarlas realmente.

Más inteligente: respuestas por palabras clave 🧭

La lógica más simple: miramos el tema y el cuerpo de la carta, elegimos una plantilla de respuesta.

KEYMAP = {
    "payment": "Regarding payment: the invoice has been sent, the terms are 1-2 banking days. If you need an act, please reply to this letter.",
    "cooperation": "Thank you for your interest! Please write briefly about your audience and format, and we will get back to you with a proposal.",
    "Technical support": "Describe the playback steps and send screenshots/logs — we will help you promptly."
}
DEFAULT = "Thank you for your letter! We are in touch and will get back to you as soon as possible."

def choose_reply(subject:str, body:str) -> str:
    text = f"{subject} {body}".lower()
    for key, template in KEYMAP.items():
        if key in text:
            return template
    return DEFAULT

Se puede ampliar a una simple «intención»: buscar varias claves, contar el «peso» de las coincidencias y elegir la mejor plantilla.

Despliegue y operación 🚀

• Planificador: cron, APScheduler o systemd-timer.

• Docker: fija la versión de Python y las dependencias, conecta .env como secreto.

• Registros: nivel de INFORMACIÓN para un funcionamiento normal y ADVERTENCIA/ERROR para fallos; enviar errores a Telegram/Slack.

• Limitación de frecuencia: no responda más de una vez a la dirección en un día; mantenga un caché de «respuestas de las últimas 24 horas».

• A/B: prueba los textos de respuesta automática y el asunto del correo electrónico, ya que afecta a la comunicación posterior.

Seguridad y ética 🔒

• Guarda los secretos en .env, usa App Password o OAuth 2.0, no confirmar los tokens en el repositorio.

• Añade a la respuesta «has recibido una respuesta automática» y una forma de contactar a la persona.

• Mantenga una lista blanca de dominios/direcciones para acciones automáticas; deje los correos electrónicos controvertidos para el análisis manual.

• Cumple con la política del proveedor de correo electrónico y la ley de datos personales.

📊 Qué puede hacer un bot de correo en Python

Ideas de actualización 💡

• Resumen de la carta: extrae un resumen breve y sustitúyelo en la respuesta.

• Plantillas con variables: nombre del remitente, número de pedido, fecha límite.

• Antibucle: no responder a respuestas automáticas/no-reply, comprobar encabezados Auto-Submitted.

• Multilingüismo: determina el idioma de la carta y selecciona una plantilla.

📎 Guarda las plantillas en JSON/YAML y realiza cambios sin publicar código.

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Deja un comentario: ¿qué escenario de respuesta automática necesitas exactamente: «pago», «soporte», «cooperación» o algo propio?